Timemanagement is het proces van plannen en bewust sturen van de tijd die aan specifieke activiteiten wordt besteed, met name om effectiviteit, efficiëntie en productiviteit te vergroten. Het raakt eisen van werk, sociaal leven, gezin, hobby’s, persoonlijke interesses en verplichtingen. Wie tijd effectief gebruikt, krijgt meer keuzeruimte. Timemanagement wordt ondersteund door tal van vaardigheden, hulpmiddelen en technieken, vooral bij het afronden van taken, projecten en doelen met een deadline.
Culturele visies op tijd
Verschillen in hoe een cultuur tijd ervaart, beïnvloeden hoe tijd wordt gemanaged. De lineaire tijdsvisie ziet tijd als een stroom die van moment naar moment vooruit beweegt. Die perceptie domineert in Amerika en de meeste Noord-Europese landen zoals Duitsland, Zwitserland en Engeland. Mensen in die culturen hechten veel waarde aan productief timemanagement en vermijden beslissingen of handelingen die tijdverspilling opleveren. De lineaire tijdsvisie hangt samen met een ‘monochrone’ cultuur: de voorkeur voor één ding tegelijk doen. Die focus op efficiëntie leidt vaak tot een cultuur van stiptheid en een sterke nadruk op deadlines.
Een tweede visie is de multi-actieve tijdsvisie. In multi-actieve culturen vinden de meeste mensen dat hoe meer activiteiten tegelijk, hoe beter; dat creëert gevoelens van voldoening. Zulke culturen zijn ‘polychronisch’. Deze visie overheerst in de meeste Zuid-Europese landen, zoals Spanje, Portugal en Italië. Daar besteden mensen graag tijd aan wat ze belangrijk vinden, zoals het afronden van sociale gesprekken. In een zakelijke omgeving letten ze vaak nauwelijks op hoe lang vergaderingen duren en focussen ze op de kwaliteit van de vergadering zelf. De culturele nadruk ligt op synergie en creativiteit boven efficiëntie.
Een derde visie is de cyclische tijdsvisie. In cyclische culturen wordt tijd noch als lineair noch als gebeurtenisgebonden ervaren. Omdat dagen, maanden, jaren, seizoenen en gebeurtenissen in regelmatige herhaling terugkeren, wordt tijd als cyclisch beschouwd: tijd wordt niet als verspild gezien want ze komt altijd terug. Deze visie is gangbaar in de meeste Aziatische landen, waaronder Japan en China. Daar is het belangrijker taken correct af te ronden; mensen nemen dus meer tijd om over beslissingen en hun gevolgen na te denken voordat ze handelen. Dat leidt vaak tot meer nadruk op relaties en de kwaliteit van interacties dan op strikte planning.
Neuropsychologie
Overmatige en chronische onmacht om tijd effectief te managen kan voortkomen uit ADHD. Diagnostische kenmerken zijn onder meer een gevoel van onderpresteren, moeite met organiseren, moeite met beginnen, moeite met het managen van meerdere gelijktijdige projecten en moeite met het afmaken van taken.
Takenlijsten organiseren
Takenlijsten worden vaak op de volgende manieren geprioriteerd. De oudste en meest befaamde methode wordt toegeschreven aan consultant Ivy Lee, die aan Charles M. Schwab, president van Bethlehem Steel, ‘het meest winstgevende advies’ zou hebben gegeven: maak een lijst van dingen om te doen, genummerd in volgorde van belangrijkheid, en werk ze een voor een af zoals de dag het toelaat. Een vroege voorstander van de ABC-prioritering was Alan Lakein in 1973: ‘A’-items zijn het belangrijkst (met ‘A-1’ als de belangrijkste binnen die groep), ‘B’-items de op een na belangrijkste en ‘C’-items de minst belangrijke.
Om een dagelijkse takenlijst te prioriteren noteert men de taken ofwel direct in volgorde van prioriteit, ofwel kent men achteraf een nummer toe dat de uitvoervolgorde aangeeft; die laatste methode is doorgaans sneller.
Schrijvers hebben ook op mogelijke valkuilen van to-dolijsten gewezen. Om flexibel te blijven moet een taaksysteem ruimte bieden aan onvoorziene omstandigheden. En om niet in een verspillend patroon te blijven hangen hoort het systeem regelmatige, bijvoorbeeld maandelijkse en jaarlijkse, plannings- en evaluatiesessies te kennen om inefficiënties weg te nemen en te controleren dat je nog de gewenste kant op gaat.
Praktische handvatten
Wie met timemanagement aan de slag wil, kan beginnen klein: blokkeer vaste focusmomenten in je agenda, werk vergelijkbare taken in batches en eindig elke dag met drie prioriteiten voor morgen. Merk je dat je ondanks alles blijft uitstellen of overweldigd raakt, dan kan een coach of therapeut helpen de achterliggende patronen te bekijken. Op ikwiltherapie.nl vind je begeleiders met kennis van timemanagement, stress en ADHD.
Lees ook
- Zo vind je een therapeut bij jou in de buurt
- Je eerste therapiesessie: zo bereid je je voor
- Wordt therapie vergoed? Zorgverzekering en eigen risico
- Wisselen van therapeut: het mag en is normaal
Deze tekst is gebaseerd op het Wikipedia-artikel „Time management“ (licentie CC BY-SA).
Zoek je hulp of begeleiding? Vind een therapeut of coach op ikwiltherapie.nl.